A continuación se presentaran algunos conceptos a tener en cuenta al momento de comenzar a utilizar este programa.
Hoja de cálculo: La Hoja de Cálculo es un programa que nos permite trabajar y operar en la máquina con datos alfanuméricos distribuidos en filas (que se referencian mediante un número) y columnas (que se referencian a través de una letra), de manera que pueden ejecutarse diversas operaciones aritméticas de todo tipo de complejidad, y también gráficos.
Libro: Los documentos en Excel se denominan libros. Un libro está compuesto por varias hojas de cálculo que es almacenado en el disco duro como un fichero de extensión .xsl para versiones anteriores a Excel 2007 y extensión .xlsx para Excel 2007. En la parte inferior izquierda de la ventana del libro existen unas etiquetas que permiten seleccionar la hoja de cálculo deseada. Cada vez que abrimos un nuevo libro de trabajo este se abrirá con tres hojas de cálculo. La hoja activa aparece con el nombre en negrita y con un fondo blanco.
Celda – Celda activa: Una celda en Excel es la intersección de una fila y una columna. Una celda puede contener texto, números, fecha, instrucciones, funciones u otros datos. Celda seleccionada en la que se especifican los datos al comenzar a escribir. Sólo hay una celda activa a la vez. La celda activa tiene un contorno grueso.
Nombre de celda: En general las celdas se representan de forma rectangular y se ubican por una letra de columna y un número de fila, y pueden ser identificadas con un nombre único, por ejemplo B4 (columna B, fila 4).
Rango de celda: conjunto de dos o más celdas.
Nombre de rango: Los rangos suelen ser identificados por las referencias (la dirección que surge de la intersección de la columna -letras- y la fila -números-) de las celdas de sus vértices superior izquierdo e inferior derecho. Por ejemplo, ingrese valores en las celdas A1 , A2 , B1 y B2 . Luego, seleccione el rango mediante un clic en A1 y, manteniendo presionado el botón del mouse, arrástrelo hasta B2 y suéltelo. Las cuatro celdas que conforman el rango quedan en video inverso. En definitiva, usted tiene seleccionado el rango A1:B2 , según la nomenclatura que utiliza Excel para identificar un rango. Sin embargo, cuando un rango es utilizado como argumento o parámetro de una función (en especial, cuando ésta puede trabajar con varios), la sintaxis y el reconocimiento de los datos pueden ser muy engorrosos. Para solucionar este problema, Excel permite otorgar nombres más significativos para identificar un rango.
Fórmulas y Funciones: Una fórmula es una operación sencilla. Como por ejemplo sumar o restar una o más celdas.
Por ejemplo: =A2+A3; =A3-A2; =(A3+A4)/2
Este sistema de fórmulas tiene un límite de caracteres. No puedes utilizar esta forma para sumar, por ejemplo 100 celdas. Para ello necesitas una función. Las Funciones son pequeñas macros prediseñadas para realizar cálculos más complejos o abarcar más celdas.
-Casi todas las funciones tienen un argumento que va entre paréntesis
-Las que no llevan argumento igual necesitan los paréntesis como por ejemplo =HOY() que muestra la fecha actual.
Formas de Referenciar las Celdas: Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. Las referencias permiten utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos o referencias externas (referencia externa: referencia a una celda o a un rango en una hoja de otro libro de Excel o una referencia a un nombre definido en otro libro).
Estilo de referencia predeterminado: De forma predeterminada, Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a las columnas con letras (de A a XFD, para un total de 16.384 columnas) y a las filas con números (del 1 al 1.048.576). Estas letras y números se denominan encabezados de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda en la intersección de la columna B y la fila 2.
| Para hacer referencia a | Utilice |
| La celda de la columna A y la fila 10 | A10 |
| El rango de celdas de la columna A y de las filas 10 a 20 | A10:A20 |
| El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E | B15:E15 |
| Todas las celdas de la fila 5 | 5:5 |
| Todas las celdas de las filas 5 a 10 | 5:10 |
| Todas las celdas de la columna H | H:H |
| Todas las celdas desde la columna H hasta la J | H:J |
| El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20 | A10:E20 |
Hacer referencia a otra hoja de cálculo: En el siguiente ejemplo, la función de la hoja de cálculo PROMEDIO calcula el valor promedio del rango B1:B10 en la hoja de cálculo denominada Marketing del mismo libro.
Se refiere a la hoja de cálculo Marketing
Se refiere al rango de celdas entre B1 y B10, ambas incluidas
Separa la referencia de hoja de cálculo de la referencia del rango de celda
Estructura de una función: La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por signos de punto y coma y un paréntesis de cierre.
Los mensajes de error: En algunas ocasiones cuando usamos una formula o una función en Excel, por alguna circunstancia NO nos arroja el resultado que esperamos o ni tan siquiera un resultado lógico y nos da como respuesta un mensaje de error.
Pero … ¿cómo podríamos saber cuál es el problema en la formula o función si no sabemos qué significa el error que nos devuelve Excel?
Aquí les dejo los Errores más comunes así como lo que nos indican;
#¡DIV/0!
Se ha intentado dividir un número entre cero o celda en blanco.
#¿NOMBRE?
Se ha introducido un nombre de rango inexistente o no se ha encerrado una cadena de caracteres entre comillas dobles.
#¡VALOR!
Se ha introducido una fórmula matemática que hace referencia a un dato de tipo texto.
#¡REF!
Se ha borrado un rango de celdas cuyas referencias están incluidas en una fórmula.
#N/A
No hay información disponible para el cálculo que se quiere realizar.
#¡NUM!
Se ha introducido un argumento incorrecto en una función de la hoja de cálculo.
#¡NULO!
Se ha incluido un espacio entre dos rangos dentro de una fórmula para indicar una intersección, pero los rangos no tienen celdas comunes.
#####
El tamaño de la celda es muy pequeño para mostrar el resultado.
